De aanbesteding draait om gevoel en intuïtie

Wie denkt dat de klant binnen is met een goed product en goede prijszetting heeft het mis. Volgens Steven Gudde, Directeur Bidmanagement bij Olympia, is de aanbesteding zelf maar een klein facet in een veel belangrijker en groter geheel: namelijk de som van al die kleine dingen die voor de klant belangrijk zijn. En waar zij zichzelf niet eens bewust van zijn. Daarmee maak je het verschil.

De grote aanbesteding. Een zenuwslopende tijd waarin je stapels paperassen moet overleggen over welke dienstverlening je gaat brengen en hoe. Over wat je prijszetting is. En dan maar duimen en hopen dat de klant kiest voor jou. Volgens Gudde is de wereld van bidmanagement veel te veel gericht op deze slotfase en veel te veel gericht op het proces. Terwijl de relatie met je klant allesbepalend is. Gudde heeft een bijzondere kijk op het traject van aanbestedingen. En dat zorgt er nu net voor dat Olympia grote klanten aan zich weet te binden.

Niet focussen op besluitvormers

Gudde: “Het is heel vreemd als je in de aanbesteding heel erg focust op alleen de besluitvormers. Want diegene aan wie je de dienst levert bestaat uit een veel grotere groep dan alleen deze besluitvormers. Het is daarom belangrijk om met verschillende stakeholders in gesprek te gaan. Om te achterhalen waar hun aandachtspunten en thema’s liggen. Ook binnen Olympia betrekken wij meerdere disciplines. Het is belangrijk dat iedere collega bewust wordt gemaakt van de thema’s en aandachtspunten die de klant belangrijk vindt en het gedrag en de waardes die daarbij horen. Deze vertalen we vervolgens weer naar publicaties, ideeën en oplossingen waardoor we echt vanuit gezamenlijk belang de samenwerking aangaan. En aansluiten op de praktijk van mensen die er echt toe doen.

Mensen die er echt toe doen: de stem van de flexkracht

De groep flexkrachten is een mooi voorbeeld van een groep die vaak niet gehoord wordt in het aanbestedingstraject. Terwijl het volgens Gudde nota bene over hen gaat. ‘Zij zien dagelijks wat beter kan en komen met waardevolle suggesties. Zij maken niet het hardst geluid maar wellicht wel het meest relevante. Daar moet je naar luisteren. Daar moet je mee in gesprek. ‘Wat mis je?’, ‘Klopt dit?’, ‘Wat zou jij doen?’ En daarmee komen we in de aanbesteding met een gefundeerd verhaal en aanbod dat gestoeld is op bewijslast, dat in alle details aansluit op de dagelijkse praktijk van die mensen die er echt toe doen’, aldus Gudde.

Het gaat om intuïtie en verbinding

En wie denkt dat als de aanbesteding gewonnen is de klus geklaard is, heeft het mis. Volgens Gudde is het ontzettend belangrijk om continu vinger aan de pols te houden en te monitoren of datgene wat beloofd is ook waargemaakt wordt. En dat gaat over samenwerken maar ook over vertrouwen dat een offerte een belofte is die wordt waargemaakt. Gudde: ‘Wij winnen een aanbesteding door heel dicht bij onszelf te blijven en bij elkaar te blijven. Als wij iedereen hebben gehoord, snappen wat hun intenties zijn. En zodra je iedereen hebt gehoord, durf dan te vertrouwen op je gevoel en intuïtie. Het winnen van een aanbesteding komt tot stand doordat mensen zich willen verbinden. Omdat je samen in hetzelfde gelooft en in elkaar gelooft. En uiteraard is het zo dat na de aanbesteding je moet waarmaken. Maar ook dan moet je blijven monitoren of je in het dagdagelijkse aansluiting blijft houden op wat de stakeholders bij jouw klant belangrijk vinden’.