Management ondersteuner DII

Wat ga je doen?

De functie

In de functie van Management ondersteuner ondersteun je managers bij agendabeheer, uitvragen, verslaglegging, evenementen en diverse operationele zaken. Je schrikt niet van drukke agenda’s en weet deze goed te organiseren. Je hebt een goed gevoel voor timemanagement, bent dienstverlenend, aanspreekbaar, kan prioriteiten stellen en hebt gevoel voor verhoudingen. Verder ben je in staat overzicht te houden, tijdig en passend in te springen en kan je goed verbanden leggen. Jij weet inhoudelijk wat er speelt en je bent in staat om dingen snel eigen te maken. Je kijkt verder dan je eigen opdrachtgevers en werkt in teamverband. Jij vervult daarbij ook algemeen voorkomende werkzaamheden op andere taakgebieden dan secretariële ondersteuning zoals facilitaire zaken, het aanmaken van inkooporders voor het bedrijfsbureau, kantoorautomatisering en het is voor jou vanzelfsprekend dat je collega’s vervangt bij hun afwezigheid.
In het cluster Digitalisering, Innovatie en Informatie (DII) werken zo'n 1500 collega's en alle ondersteuners (ongeveer 42) van het cluster werken vanuit het team Ondersteuning bij een van de 4 directies van het cluster 1. Data, 2. Digitalisering en Innovatie, 3. Digitale Voorzieningen en 4. Digitale Strategie en Informatie. In deze functie werk je dus nauw samen met de andere collega’s binnen het team Ondersteuning. De meeste collega’s van het team Ondersteuning zijn actief op meerdere taakgebieden, zoals management ondersteuning, facilitair, kantoorautomatisering en financiële administratie (Bedrijfsbureau).
De functie kan fulltime of parttime worden uitgevoerd met een minimum van 32 uur verdeeld over 4 tot 5 werkdagen per week. Het is mogelijk vanuit huis te werken, maar aanwezigheid op kantoor wordt ook verwacht. Je uitvalsbasis is de President Kennedylaan, maar er werken ook Secretariaten van het cluster op de Weesperstraat, Oranje Vrijstaatplein en Cruquiusweg.

Dit doe je op een gemiddelde werkdag

Specifieke taken:

• Complex agendabeheer;
• Leveren van organisatorische en administratieve ondersteuning bij vergaderingen en bijeenkomsten;
• Het beheren van actielijsten, planningen en agenda´s;
• In afstemming met betrokkenen veelvoorkomende secretariële en/of administratieve ad hoc taken flexibel oppakken en afhandelen waaronder iBabs, het systeem voor digitale vergaderstukken;
• Verlengd ICT-demandmanagement: het aanvragen van laptops en functionele mailboxen, het beheren van mailgroepen, het geven van rechten tot folders, het intrekken ervan;
• Bewaken en waar nodig (mee) vormgeven van lopende acties in de bedrijfsvoering zoals het organiseren van uitvragen, aanmaken van inkooporders, onboarding van nieuwe collega’s.

Waar ga je werken?

We willen een goede werkgever zijn die ervoor zorgt dat alle collega’s zich gezien en gewaardeerd voelen. We koesteren verschillen tussen collega’s, al die verschillen zorgen voor betere resultaten voor onze organisatie én onze stad. We streven daarbij naar een personeelsbestand dat een afspiegeling is van de beroepsbevolking van Amsterdam. Dus wie jij ook bent: bij ons ben je van harte welkom!
Werken bij gemeente Amsterdam betekent leren en kennis delen in een vooruitstrevende organisatie die de digitale maatschappij van nu en in de toekomst succesvol bedient. Je werkt samen met 40 collega’s vanuit het team ondersteuning bij een van de 4 directies van het nieuwe cluster Digitalisering Innovatie en Informatie. We zijn collegiaal, helpen elkaar en gaan op een informele wijze om met elkaar.
In de selectieprocedure voer je een gesprek met de teamleider Ondersteuning Jos Nunnink en de coördinator management ondersteuning Rob Meles.

Wie ben je?

Voor deze functie Management ondersteuner beschik je over:

• Ruime werkervaring met secretariële werkzaamheden en het bedienen van meerdere personen en agenda’s, bijvoorbeeld van een management team;
• Uitstekende beheersing van de Nederlandse taal in woord en geschrift;
• Flexibiliteit in werkdagen in verband met het vervangen van collega’s;
• Goede beheersing van het MS Office Pakket incl. Excel is noodzakelijk. Kennis van iBabs, AFS, MijnP&O, Topdesk is een pré.

Aan competenties breng je mee:

• Samenwerken: Levert een constructieve bijdrage aan een gezamenlijk resultaat, in het bijzonder aan de sfeer en de relaties binnen de groep of het team.
• Omgevingsbewustzijn: Laat blijken goed geïnformeerd te zijn over vakinhoudelijke, organisatorische, maatschappelijke, politieke ontwikkelingen of andere omgevingsfactoren en weet deze effectief te benutten voor de eigen functie of organisatie.
• Klantgerichtheid: Speelt in op de wensen en behoeften van de klant.
• Stressbestendig: Blijft effectief werken onder druk, bij tegenslag en/of in een hectische omgeving.
• Verantwoordelijkheid: Is aanspreekbaar op eigen handelen en/of dat van anderen en neemt de consequenties.
• Plannen: Plant en coördineert activiteiten efficiënt om doelstellingen te behalen binnen een gegeven tijdsbestek, waarbij de middelen optimaal worden benut.

Wat mag je verwachten?

• Een Fulltime / parttime baan van 32 tot 36 uur per week;
• Een Uitzendcontract vanaf 10 april 2023 tot 1 oktober 2023;
• Een salaris van minimaal €2581,- en maximaal €3732,- bruto per maand op basis van 36 uur, afhankelijk van relevante werkervaring;
• Reiskostenvergoeding van 10 cent per kilometer, maximaal €9 per dag;
• 8% procent vakantiegeld;
• Na 8 gewerkte weken bouw je pensioen op.

De Gemeente Amsterdam wil een goede werkgever zijn, waarbij alle collega's zich gezien en gewaardeerd voelen. De verschillen tussen collega worden gekoesterd. Dit zorgt namelijk voor betere resultaten voor de organisatie en Amsterdam. Er wordt daarom ook gestreefd naar een personeelsbestand dat een afspiegeling is van de beroepsbevolking van Amsterdam. Dus wie je ook bent: bij ons ben je van harte welkom!

Deze vacature is in beheer van Yentel, voor vragen kun je mailen met y.verbeek@olympia.nl.