Facilitair ondersteuner

Wat ga je doen?

Voor de gemeente Amsterdam zijn we opzoek naar een Ondersteuner facilitair en kantoorautomatisering voor 6 maanden mét mogelijkheid op verlenging. De gemeente Amsterdam is een werkomgeving waar ontwikkeling van de werknemers centraal staat. Zie jij jezelf al werken bij de beste werkgever van Amsterdam en omstreken? Lees verder wat de vacature inhoudt!

In het kort

• Het team Ondersteuning biedt uniforme bedrijfsvoering ondersteuning aan de directies van het nieuwe cluster Digitalisering Innovatie en Informatie.
• Zorgen dat circa 1500 collega’s van hun werk goed kunnen doen voor de stad Amsterdam.
• Jij ondersteunt de directies op het gebied van facilitair en kantoorautomatisering en doet dit samen met collega's.

De functie

In de functie van Ondersteuner facilitair en kantoorautomatisering ondersteun je de directies van het cluster met diverse operationele facilitaire zaken en kantoorautomatisering. Je bent dienstverlenend, aanspreekbaar, kunt prioriteiten stellen en hebt gevoel voor verhoudingen. Verder ben je in staat overzicht te houden, tijdig en passend in te springen en kun je goed verbanden leggen. Jij weet inhoudelijk wat er speelt en je bent in staat om dingen snel eigen te maken. Je kijkt  verder dan je eigen opdrachtgevers en werkt in teamverband. Jij vervult daarbij ook algemeen voorkomende werkzaamheden op andere taakgebieden zoals secretariële ondersteuning, het aanmaken van inkooporders voor het bedrijfsbureau, en het is voor jou vanzelfsprekend dat je collega’s vervangt bij hun afwezigheid.

De meeste collega’s van het team Ondersteuning waar jij onder valt zijn actief op meerdere taakgebieden, zoals management ondersteuning, facilitair, kantoorautomatisering en financiële administratie (Bedrijfsbureau).

De functie kan fulltime of parttime worden uitgevoerd met een minimum van 32 uur verdeeld over 4 tot 5 werkdagen per week. Het is mogelijk vanuit huis te werken, maar aanwezigheid op kantoor wordt ook verwacht. Je uitvalsbasis is de President Kennedylaan, maar er werken ook Secretariaten van het cluster op de Weesperstraat, Oranje Vrijstaatplein en Cruquiusweg.

Dit doe je op een gemiddelde werkdag:

• Specifieke taken:
• Organisatie bijeenkomsten fysiek, digitaal, locaties, catering, hosting;
• Gesprekspartner facilitair / huisvesting;
• ICT gerelateerde wijzigingen aanvragen/intrekken, (beheer) accounts, rechten, applicaties, middelen;
• Aanvragen in behandeling nemen en uitzetten voor niet-standaard laptops en software;
• Faciliteiten aanvragen;
• Wachtwoordbeheer (keepass);
• Coördinatie demandmanagement;
• Beheerder E-herkenning autorisaties;
• Beheer organisatie en medewerker overzicht.

Waar ga je werken?

We willen een goede werkgever zijn die ervoor zorgt dat alle collega’s zich gezien en gewaardeerd voelen. We koesteren verschillen tussen collega’s, al die verschillen zorgen voor betere resultaten voor onze organisatie én onze stad. We streven daarbij naar een personeelsbestand dat een afspiegeling is van de beroepsbevolking van Amsterdam. Dus wie jij ook bent: bij ons ben je van harte welkom!

Werken bij gemeente Amsterdam betekent leren en kennis delen in een vooruitstrevende organisatie die de digitale maatschappij van nu en in de toekomst succesvol bedient. Je werkt samen met 40 collega’s vanuit het team ondersteuning voor de 4 directies van het nieuwe cluster Digitalisering Innovatie en Informatie. We zijn collegiaal, helpen elkaar en gaan op een informele wijze om met elkaar.

In de selectieprocedure voer je een gesprek met de teamleider Ondersteuning Jos Nunnink en de coördinator facilitair en kantoorautomatisering Bill Nolten.

Wie ben je?

• Werkervaring in ondersteuning op het gebied van facilitair en/of kantoorautomatisering;
• Goede beheersing van het MS Office Pakket incl. Excel is noodzakelijk;
• Uitstekende beheersing van de Nederlandse taal in woord en geschrift; 
• Flexibiliteit in werkdagen in verband met het vervangen van collega’s;
• Kennis van Topdesk, iBabs, AFS is een pré.

Aan competenties breng je mee:

• Plannen: Plant en coördineert activiteiten efficiënt om doelstellingen te behalen binnen een gegeven tijdsbestek, waarbij de middelen optimaal worden benut;
• Omgevingsbewustzijn: Laat blijken goed geïnformeerd te zijn over vakinhoudelijke, organisatorische, maatschappelijke, politieke ontwikkelingen of andere omgevingsfactoren en weet deze effectief te benutten voor de eigen functie of organisatie;
• Klantgerichtheid: Speelt in op de wensen en behoeften van de klant.
• Samenwerken: Levert een constructieve bijdrage aan een gezamenlijk resultaat, in het bijzonder aan de sfeer en de relaties binnen de groep of het team;
• Stressbestendig: Blijft effectief werken onder druk, bij tegenslag en/of in een hectische omgeving;
• Verantwoordelijkheid: Is aanspreekbaar op eigen handelen en/of dat van anderen en neemt de consequenties.

Wat mag je verwachten?

• Een contract van 6 maanden mét een mogelijkheid op verlenging;
• Een parttime/fulltime functie voor 32 tot 36 per week
• Een salaris van € 2581,- tot € 3732,- op basis van 36 uur en afhankelijk van relevante werkervaring en opleiding;
• Reiskostenvergoeding van 0,10 cent per km met een maximum van €9 voor een retour; 
• Een pensioensopbouw na 8 gewerkte weken;
• 8% vakantiegeld;
• Hybride werken.

De gemeente Amsterdam is een gastvrije werkgever voor iedereen met een hart voor Amsterdam. De gemeente wil een werkgever zijn waar iedereen welkom is en waar de medewerkers echt een afspiegeling zijn van de samenleving. De gemeente kijkt niet naar wat je niet kan, maar vooral naar wat je wel kan en waar je talenten liggen. We nodigen daarom iedereen die een steentje wil bijdragen aan het prachtige Amsterdam van harte uit om te solliciteren.

Deze vacature is in beheer van Sjoerd voor vragen kun je mailen met sjoerd.devries@Olympia.nl.