Management Assistent

Wat ga je doen?

In de functie van Managementassistent ben je verantwoordelijk voor alle voorkomende secretariële, administratieve en organisatorische werkzaamheden.

Dit doe je op een gemiddelde werkdag:

• Complex agendabeheer, en beheer mailboxen;
• Vergaderondersteuning (plannen, voorbereiden - ook voor managers-), incidenteel notuleren,
• nazorg (uitwerking en verzending);
• Demandmanagement;
• Archiveren/kennismanagement (DECOS, vergaren van in- en externe informatie);
• Ondersteunen van de teamleiders in brede zin van het woord;
• Beheren van relevante informatiestromen voor de functioneel leidinggevende(n);
• AFS (aanmaak inkooporders/prestatieverklaarder);
• Organiseren van bijeenkomsten t.b.v. de afdeling.

Waar ga je werken?

We willen een goede werkgever zijn die ervoor zorgt dat alle collega’s zich gezien en gewaardeerd voelen. We koesteren verschillen tussen collega’s, al die verschillen zorgen voor betere resultaten voor onze organisatie én onze stad. We streven daarbij naar een personeelsbestand dat een afspiegeling is van de beroepsbevolking van Amsterdam. Dus wie jij ook bent: bij ons ben je van harte welkom! Medewerker zal worden ingezet op de afdeling Ambtelijke Opdrachtgevers (AOG). Het werk is structureel en heeft elk kwartaal ene piekmoment.

De Ambtelijk Opdrachtgevers V&OR zijn de schakel tussen bestuur en ambtelijke organisatie. De AOG’s hebben een goed overzicht van zaken die gemeente breed spelen. Zij bewaken de voortgang en scope van complexe, politiek gevoelige en veelal omvangrijke projecten in de openbare ruimte en werken samen met vele partijen in de stad, waaronder de stadsdelen. Op deze manier helpen zij Verkeer & Openbare Ruimte om het coalitieakkoord efficiënt en met hart voor de stad uit te voeren.

Wie ben je?

Voor deze functie Managementassistent beschik je over:

• Mbo+ of hbo werk- en denkniveau 
• Minimaal 3 jaar ervaring als secretaresse;

Aan competenties breng je mee:

• Plannen: Plant en coördineert activiteiten efficiënt om doelstellingen te behalen binnen een gegeven tijdsbestek, waarbij de middelen optimaal worden benut.
• Integriteit: Zich houden aan de normen, waarden en omgangsregels die gelden voor de functie en voor de cultuur waarin men werkt; niet vatbaar zijn voor frauduleuze handelingen.
• Klantgerichtheid: Speelt in op de wensen en behoeften van de klant.
• Samenwerken: Levert een constructieve bijdrage aan een gezamenlijk resultaat, in het bijzonder aan de sfeer en de relaties binnen de groep of het team.
• Stressbestendig: Blijft effectief werken onder druk, bij tegenslag en/of in een hectische omgeving.

Wat mag je verwachten?

• Een parttime baan van 24-28 uur per week;
• Een salaris van minimaal €2581,- en maximaal €3732,- bruto per maand op basis van 36 uur, op basis van jaren relevante werkervaring;
• Een uitzendcontract van een jaar met de mogelijkheid tot verlenging;
• Reiskostenvergoeding van € 0,10 per km met een maximale dagvergoeding van €9,- (retour) 
• Je ontvangt 8% vakantiegeld;

De gemeente Amsterdam is een gastvrije werkgever voor iedereen met een hart voor Amsterdam. De gemeente wil een werkgever zijn waar iedereen welkom is en waar de medewerkers echt een afspiegeling zijn van de samenleving. De gemeente kijkt niet naar wat je niet kan, maar vooral naar wat je wel kan en waar je talenten liggen. We nodigen daarom iedereen die een steentje wil bijdragen aan het prachtige Amsterdam van harte uit om te solliciteren.

Deze vacature is in beheer van Kevin, voor vragen kun je mailen met k.vanzwol@olympia.nl