Planner & Receptionist

Wat ga je doen?

In de functie van Planner/receptionist werk je in de backoffice en heb je de belangrijke taak afspraken voor kennismigranten te maken en de planning hiervan te bewaken. Op deze afdeling rinkelt de telefoon veelvuldig. De receptie is juist in de frontoffice en heeft de belangrijke taak de kennismigranten die voor een afspraak komen een eerste warm welkom te geven en de regie over hun afspraak te voeren. Tijdens de sollicitatie procedure zal worden bepaald waar het zwaartepunt van de functie zal komen te liggen.

In verband met het vertrek van twee collega’s zijn we op zoek naar twee kandidaten die dienstverlening en gastheerschap hoog in het vaandel hebben staan. De waarde van IN Amsterdam bestaat boven alles uit een niveau van internationale dienstverlening. Je bent open en communicatief en beschikt over een uitstekende beheersing van de Engelse en Nederlandse taal. Je bent gemotiveerd om je bijdrage te leveren in een internationale en dynamische omgeving en raakt niet gestrest van een beetje hectiek. Als receptionist(e)/ planner bij IN Amsterdam ben je afwisselend werkzaam achter de receptie balie en als planner aan de telefoon in de backoffice.

Achter de receptie balie:

• ben je het eerste aanspreekpunt voor bezoekers en daarmee het visitekaartje van IN Amsterdam;
• ben je verantwoordelijk voor een gastvrije ontvangst en begeleiding van de klanten tijdens hun afspraak;
• ben je de ‘regisseur’ van de afspraken, waarbij jij bepaalt en in de gaten houdt wie, waar, wanneer moet zijn;
• ben je verantwoordelijk voor een nauwkeurige en juiste afhandeling van de betaling van servicefees;
• ben je achtervanger voor het plannen van de vergaderruimtes, het regelen van catering en het opvangen en wegwijs maken van de gebruikers.

Werkzaamheden planner:

• Aannemen en afhandelen binnenkomende telefoongesprekken (vaak in het Engels);
• Maken en bewaken van afspraken voor kennismigranten en EU-burgers voor hun (her) inschrijving bij de gemeente, de afgifte van hun verblijfsvergunning door de Immigratie- en Naturalisatiedienst en hun aanvraag voor gebruikmaking van de 30% regeling van de Belastingdienst;
• Informeren en adviseren over de dienstverlening bij IN Amsterdam.

Waar ga je werken?

We willen een goede werkgever zijn die ervoor zorgt dat alle collega’s zich gezien en gewaardeerd voelen. We koesteren verschillen tussen collega’s, al die verschillen zorgen voor betere resultaten voor onze organisatie én onze stad. We streven daarbij naar een personeelsbestand dat een afspiegeling is van de beroepsbevolking van Amsterdam. Dus wie jij ook bent: bij ons ben je van harte welkom!

IN Amsterdam (IN staat voor International Newcomers) is gevestigd in het WTC en biedt geïntegreerde dienstverlening (verblijfsvergunning en BSN) aan kennismigranten vanuit de hele wereld. In verband het vertrek van een tijdelijke kracht en zwangerschapsverlof van een andere collega zijn we op zoek naar kandidaten die dienstverlening en gastheerschap hoog in het vaandel hebben staan. De waarde van IN Amsterdam bestaat boven alles uit een niveau van internationale dienstverlening. Je bent open en communicatief en beschikt over een uitstekende beheersing van de Engelse en Nederlandse taal. Je bent gemotiveerd om je bijdrage te leveren in een internationale en dynamische omgeving en raakt niet gestrest van een beetje hectiek.

Wie ben je?

• MBO+ werk- en denk niveau;
• Een extreem klantgerichte- en dienstverlenende instelling;
• Een internationale ‘can and will do mentality’;
• Goede communicatieve vaardigheden en een uitstekende mondelinge en schriftelijke uitdrukkingsvaardigheid in Engels (native niveau) en Nederlands;
• Een proacieve houding en in staat om snel te schakelen in een soms hectische omgeving;
• Een stressbestendige teamplayer;
• Zelfstandigheid en een praktische insteek;
• Een positieve mentale instelling;
• Oplossingsgericht met de mogelijkheid om buiten ambtelijke kaders te denken en out-of-thebox te werken;
• Accuratesse en goed kunnen plannen en organiseren;
• Ervaring of affiniteit met het werken met een CRM systeem (SuperOffice) en/of een kassa systeem;
• Bij voorkeur heb je enige tijd in het buitenland gewoond of ben je vanuit het buitenland hier naar toe gekomen.

Wat mag je verwachten?

• Een parttime baan van 32-36 uur per week;
• Een salaris van minimaal €2581,- en maximaal €3732,- bruto per maand op basis van 36 uur, op basis van jaren relevante werkervaring;
• Een uitzendcontract tot het einde van 2023, met de mogelijkheid tot verlenging;
• Reiskostenvergoeding van € 0,10 per km met een maximale dagvergoeding van €9,- (retour) 
• Je ontvangt 8% vakantiegeld;

De gemeente Amsterdam is een gastvrije werkgever voor iedereen met een hart voor Amsterdam. De gemeente wil een werkgever zijn waar iedereen welkom is en waar de medewerkers echt een afspiegeling zijn van de samenleving. De gemeente kijkt niet naar wat je niet kan, maar vooral naar wat je wel kan en waar je talenten liggen. We nodigen daarom iedereen die een steentje wil bijdragen aan het prachtige Amsterdam van harte uit om te solliciteren.

Deze vacature is in beheer van Kevin, voor vragen kun je mailen met k.vanzwol@olympia.nl